Confluence Data Center への移行だけでは不十分

2017-09-26 (Tue)  •  By 伊藤  •  活用のヒント  •  Archiving Plugin for Confluence Confluence 翻訳

今回の記事は、ハンガリーのアトラシアン ソリューション パートナー Midori Global Consulting のゲスト投稿です。

すべてのビジネスにおいて成長に伴う新しい問題の発生は避けて通ることはできません。また、組織が成長するにつれて「従来通りのビジネス」の意味も進化します。プロセスおよび手法が変更され、あらゆる部門チームの日常業務は混乱します。変更の影響を受ける有力候補は、Confluence 上でのコンテンツ コラボレーションなどの最も基本的な社内業務です。

コンテンツ ライフサイクル管理が必要である 4 つの理由

これら成長に伴う問題は、クラスター化された環境に切り替えることで回避できます。この環境は成長する組織に対して必要に応じたスケーラビリティを提供します。この種類のデプロイメントは Confluence でも利用可能で、Confluence Data Center と呼ばれます。Confluence Data Center は、高可用性が必要となるインスタンスの規模を拡大した際のパフォーマンスを念頭に設計されています。この方法を採用することで、あなたの IT インフラストラクチャはパフォーマンスの技術的側面、およびスケーリングに関する問題に対応できます。しかし、人的要因はどうでしょうか。

ユーザー数が 50 から 500、またはそれ以上に増大するに従い、Confluence Data Center の必要性と同じ理由でコンテンツ ライフサイクル管理が必要になります。さもなければ、Confluence 上のコンテンツは加速度的に管理不能になり、その品質は劇的に低下します。

続きをお読みください。4 つの理由を取り上げています。

大規模チーム向けにアトラシアン アプリケーションのパフォーマンスを維持し、かつ、単一サーバー インストレーションで発生するあらゆるダウンタイム リスクを回避するためには、Data Center デプロイメント オプションは必要不可欠であると弊社は確信しています。早い段階で弊社は すべての自社アプリケーション を Data Center に対応させることを決定していました。この努力の最終段階は、Archiving Plugin for Confluence (コンテンツ ライフサイクル管理のための人気アドオン) を Data Center ユーザーにお届けすることでした。

アプリケーションの持つ複雑なアーキテクチャのために多大なる開発努力が必要でしたが、それは避けられないことでもありました。なぜならば、以前から既存顧客および見込顧客が弊社に対して Data Center 互換バージョンの必要性を訴えていたからです。機能改善リクエスト への貴重なコメントや弊社 CEO への個人メールなど、彼らはさまざまな方法で訴えてきました。彼らの要件は明白でした。大規模 Confluence インスタンス (ページ数は 150 万以上) を使用しているエンタープライズ チームは、コンテンツ品質規則がなければ適切に機能しません。現時点で Server 版を使用している他の大規模ユーザーの中には、弊社の開発を注意深く見守るユーザーもいました。Data Center 互換の Archiving Plugin for Confluence がリリースされたことで、彼らは Data Center に切り替えることができるようになりました。

1. Confluence ユーザーの増加が手に負えなくなる

通常、Confluence の急速な採用は組織的に行われますが、予期せず起こる場合もあります。この場合は 2 つの領域、つまり、パフォーマンスならびにコンテンツ品質で問題が発生する可能性があります。Data Center 自体はパフォーマンスに関する問題を解決しています。しかし、コンテンツに何が起こるかは、通常、優先度が低くなっています。

チームがそれに気が付くのは時間を要することが多いため、その間、Confluence ユーザーはさまざまな態度でコンテンツの作成を行います。

一部のユーザーはコンテンツ オーナーとして責任を持って行動します。その他のユーザーは、その場しのぎで Confluence 上でのページの作成と情報のアップロードを行います。後者のタイプのユーザーは一度アップロードしたコンテンツを管理しません。自分の Confluence ページに関する問い合わせにも回答することもないでしょう。この行動こそが問題なのです。この行動を放置した場合、何十万、さらには何百万ものページを含む乱雑な Confluence が出来上がります。十分に練られたコンテンツ ライフサイクル管理ソリューションは、Wiki ガーデナー のような役割を果たします。チーム メンバーに余分な負担を掛けることなく、放置されたコンテンツを自動的に一掃します。

例えば、以下のスクリーンショットの規則は、1 年以上閲覧や更新されていないコンテンツを自動的にアーカイブします。

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2. 古い情報が意思決定を妨げる

ミッション クリティカルの意味が、Confluence ページの情報がビジネス上の戦略的な決断をサポートすることである場合があります。この場合、意思決定者が Confluence にアクセスできることは重要であることは言うまでもありません。しかし、彼らが参照する情報の正確さも非常に重要です。古い、または誤解を与える情報を基に決定が行われる危険を犯すことはできません。

プロセスの各ステップにおけるガイドと通知を行うワークフローを構築することで、担当者に自分が担当する Confluence ページのフォローを続けてもらう必要があります。通知メールは、コンテンツ ライフサイクル規則 が操作を強制するためのものではなく、ページがアーカイブされる前にそのコンテンツ オーナーが介入できる機会を与えるためのものです。

3. 情報の検索に時間がかかりすぎる

調査結果 によると、典型的な企業では従業員が情報を探すことで年間 250 万~350 万米ドルを無駄にしています。徹底したコンテンツ ライフサイクル管理を行うことで、Confluence 上の情報はスペースごとのカスタム規則と常に照合されます。Confluence ユーザーはページに目を通すだけで良いのです。

4. Confluence を活用した Web サイト上の古い情報が顧客を混乱させる

製品やサービスに関する古い情報をオンライン上で目にすることほど迷惑なカスタマー エクスペリエンスはありません。Confluence を使用して製品ドキュメントや Web サイトをカスタマー向けに外部公開している場合、効率の観点からだけでなく、ブランディングの観点からもコンテンツは重要な意味を持ちます。最適化されていないエクスペリエンスのために訪問者はあなたの専門知識およびサービス品質を否定的に判断します。最終的にはあなたの業績に悪影響を及ぼす可能性があります。

次のステップ

あなたが取る結論が 1 つあるとしたら、それは「損害が発生するまで待たない」です。Data Center デプロイメントに移行しましょう。増加するチームに対して Confluence の信頼性と効率性が必要です。Confluence ユーザー数が増加するに従い、コンテンツの品質問題が必ず生じます。従って、問題が発生する前に対策を練らなければなりません。

先を読み、今すぐ行動に移しましょう。そうすることでユーザー数が本当に増加した際、情報が氾濫した Confluence 上でコンテンツ コラボレーションが行えなくなることを防止できます。Archiving Plugin for Confluence を使用することで柔軟なコンテンツ ライフサイクル管理システムを構築できます。チームのニーズを満たされ、かつ Confluence コンテンツは常に管理されたものになります。

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